Datenschutz

Inhaltsverzeichnis

Einleitung und Überblick

Wir haben diese Datenschutzerklärung (Fassung 26.08.2026) verfasst, um Ihnen gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 und anwendbaren nationalen Gesetzen zu erklären, welche personenbezogenen Daten (kurz Daten) wir als Verantwortliche – und die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter (z. B. Provider) – verarbeiten, zukünftig verarbeiten werden und welche rechtmäßigen Möglichkeiten Sie haben. Die verwendeten Begriffe sind geschlechtsneutral zu verstehen.
Kurz gesagt: Wir informieren Sie umfassend über Daten, die wir über Sie verarbeiten.

Diese Erklärung gilt sowohl für Besucher unserer Website als auch für Kunden und Nutzer unserer Software smart4care. Als B2B-Anbieter verarbeiten wir in erster Linie Daten von Ansprechpartnern und Mitarbeitenden unserer Geschäftskunden, nicht von Endverbrauchern. Wenn trotzdem Fragen bleiben, wenden Sie sich bitte an die unten genannte verantwortliche Stelle bzw. an unseren Datenschutzkontakt.

Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns im Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten und für alle personenbezogenen Daten, die von uns beauftragte Auftragsverarbeiter verarbeiten. Mit personenbezogenen Daten meinen wir Informationen im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO, wie zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse und postalische Anschrift einer Person. Der Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung umfasst:

• unsere Website (in4matics.de)
• unsere Software smart4care, insbesondere den Login- und Nutzerkontenbereich für unsere Geschäftskunden
• E-Mail- und Telefonkommunikation mit uns

Kurz gesagt: Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Bereiche, in denen wir über die genannten Kanäle personenbezogene Daten verarbeiten. Sollten wir außerhalb dieser Kanäle mit Ihnen in Rechtsbeziehungen treten, informieren wir Sie gegebenenfalls gesondert.

Rechtsgrundlagen

In der folgenden Datenschutzerklärung geben wir Ihnen transparente Informationen zu den rechtlichen Grundsätzen und Vorschriften, also den Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung, die uns ermöglichen, personenbezogene Daten zu verarbeiten.
Was das EU-Recht betrifft, beziehen wir uns auf die VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016. Diese können Sie online auf EUR-Lex unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=celex%3A32016R0679 nachlesen.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

1. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sie haben uns Ihre Einwilligung gegeben, Daten zu einem bestimmten Zweck zu verarbeiten, z. B. die Speicherung Ihrer über ein Kontaktformular eingegebenen Daten.
2. Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Um einen Vertrag oder vorvertragliche Verpflichtungen mit Ihnen zu erfüllen, verarbeiten wir Ihre Daten – etwa um Ihnen als Geschäftskunde Zugang zu unserer Software zu ermöglichen.
3. Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Wenn wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen, verarbeiten wir Ihre Daten, zum Beispiel zur Aufbewahrung von Rechnungen für die Buchhaltung.
4. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Im Falle berechtigter Interessen, die Ihre Grundrechte nicht einschränken, behalten wir uns die Verarbeitung personenbezogener Daten vor, etwa um unsere Website und Software sicher und wirtschaftlich effizient betreiben zu können.

Zusätzlich zur EU-Verordnung gilt für uns als deutsches Unternehmen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sofern weitere regionale oder nationale Gesetze zur Anwendung kommen, informieren wir Sie in den folgenden Abschnitten darüber.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO:
in4matics UG (haftungsbeschränkt)
Boostedter Str. 253
24539 Neumünster
Deutschland
Vertreten durch: Björn A. Kubon (Geschäftsführung)

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten erreichen Sie unseren Datenschutzkontakt direkt:
Lukas Löwe
E-Mail: dsb@in4matics.de

Weitere Kontaktangaben zu unserem Unternehmen (Handelsregister, USt-IdNr.) finden Sie im Impressum.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen und Produkte unbedingt notwendig ist. Das bedeutet, dass wir personenbezogene Daten löschen, sobald der Grund für die Datenverarbeitung entfällt. In einigen Fällen sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Daten auch nach Wegfall des ursprünglichen Zwecks zu speichern, zum Beispiel zu Zwecken der Buchführung.

Sollten Sie die Löschung Ihrer Daten wünschen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden die Daten so rasch wie möglich gelöscht, soweit keine Pflicht zur weiteren Speicherung besteht.

Rechte laut Datenschutz-Grundverordnung

Gemäß Art. 13, 14 DSGVO informieren wir Sie über die folgenden Rechte, die Ihnen zustehen, damit es zu einer fairen und transparenten Verarbeitung von Daten kommt:

• Sie haben laut Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht darüber, ob wir Daten von Ihnen verarbeiten. Sollte das zutreffen, haben Sie das Recht, eine Kopie der Daten zu erhalten und die folgenden Informationen zu erfahren:
  • zu welchem Zweck wir die Verarbeitung durchführen;
  • die Kategorien, also die Arten der verarbeiteten Daten;
  • wer diese Daten erhält und, falls Daten an Drittländer übermittelt werden, wie die Sicherheit garantiert wird;
  • wie lange die Daten gespeichert werden;
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht;
  • dass Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren können;
  • die Herkunft der Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erhoben haben;
  • ob eine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling) stattfindet.
• Sie haben laut Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung der Daten.
• Sie haben laut Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“).
• Sie haben laut Art. 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
• Sie haben laut Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.
• Sie haben laut Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht.
  • Basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), können Sie jederzeit widersprechen; wir prüfen dann, ob wir dem rechtlich nachkommen können.
  • Werden Ihre Daten für Direktwerbung verwendet, können Sie dem jederzeit widersprechen.
• Sie haben laut Art. 22 DSGVO unter Umständen das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden.
• Sie haben laut Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Kurz gesagt: Sie haben Rechte – zögern Sie nicht, unseren Datenschutzkontakt oder die oben genannte verantwortliche Stelle zu kontaktieren!

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Für unser Unternehmen mit Sitz in Schleswig-Holstein ist die folgende Behörde zuständig:

Schleswig-Holstein Datenschutzbehörde

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Landesbeauftragte für Datenschutz: Marit Hansen
Adresse: Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: https://www.datenschutzzentrum.de/

Allgemeine Informationen zu den Datenschutzbehörden der Bundesländer finden Sie zudem bei der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).

Sicherheit der Datenverarbeitung

Um personenbezogene Daten zu schützen, haben wir technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt. Wo es uns möglich ist, verschlüsseln oder pseudonymisieren wir personenbezogene Daten, um es Dritten so schwer wie möglich zu machen, aus unseren Daten auf persönliche Informationen zu schließen.

Art. 25 DSGVO spricht hier von „Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ – wir denken sowohl bei Software (z. B. Formularen) als auch bei Hardware (z. B. Zugang zu Servern) an Sicherheit und setzen entsprechende Maßnahmen um.

TLS-Verschlüsselung mit https

Wir verwenden HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure), um Daten abhörsicher im Internet zu übertragen. Das bedeutet, dass die komplette Übertragung aller Daten von Ihrem Browser zu unserem Webserver abgesichert ist – niemand kann „mithören“. Damit erfüllen wir den Datenschutz durch Technikgestaltung nach Art. 25 Abs. 1 DSGVO. Sie erkennen die Verwendung dieser Absicherung am Schlosssymbol links neben der Adresszeile Ihres Browsers und an der Verwendung von https (statt http) in unserer Internetadresse.

Kommunikation

Kommunikation Zusammenfassung 👥 Betroffene: Alle, die mit uns per Telefon, E-Mail oder Online-Formular kommunizieren 📓 Verarbeitete Daten: z. B. Telefonnummer, Name, E-Mail-Adresse, eingegebene Formulardaten 🤝 Zweck: Abwicklung der Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern usw. 📅 Speicherdauer: Dauer des Geschäftsfalls und der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ⚖️ Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Wenn Sie mit uns per Telefon, E-Mail oder über unser Kontaktformular kommunizieren, kann es zur Verarbeitung personenbezogener Daten kommen. Die Daten werden für die Abwicklung und Bearbeitung Ihrer Anfrage und des damit zusammenhängenden Geschäftsvorgangs verarbeitet und so lange gespeichert, wie es der Geschäftsfall bzw. das Gesetz erfordert.

Telefon

Wenn Sie uns anrufen, werden die Anrufdaten auf dem jeweiligen Endgerät und beim eingesetzten Telekommunikationsanbieter gespeichert. Name und Telefonnummer können zur Anfragebeantwortung intern gespeichert werden. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet wurde und es gesetzliche Vorgaben erlauben.

E-Mail

Wenn Sie mit uns per E-Mail kommunizieren, werden Ihre Daten auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert und es kommt zur Speicherung von Daten auf unserem E-Mail-Server. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet wurde und es gesetzliche Vorgaben erlauben.

Online-Formular

Wenn Sie über unser Kontaktformular mit uns kommunizieren, werden die eingegebenen Daten auf unserem Webserver verarbeitet und per E-Mail an uns weitergeleitet. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet wurde und es gesetzliche Vorgaben erlauben.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Sie geben uns die Einwilligung, Ihre Daten für den Geschäftsfall betreffende Zwecke zu speichern und zu verwenden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag): Es besteht die Notwendigkeit, Ihre Daten für die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Tätigkeiten (z. B. Angebotserstellung) zu verarbeiten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): Wir wollen Kundenanfragen und geschäftliche Kommunikation in einem professionellen Rahmen betreiben.

Cookies

Cookies Zusammenfassung 👥 Betroffene: Besucher der Website und Nutzer von smart4care 🤝 Zweck: technisch notwendige Funktionen (z. B. angemeldet bleiben) 📓 Verarbeitete Daten: Sitzungs- bzw. Login-Kennung 📅 Speicherdauer: bis zum Ende der Sitzung bzw. Abmeldung ⚖️ Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Diese Website (in4matics.de) selbst setzt keine Cookies. Weder für Statistik noch für Werbung werden Tracking- oder Analyse-Cookies verwendet.

Innerhalb unserer Software smart4care setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien (z. B. lokaler Speicher des Browsers) ein, die für die Anmeldung und den sicheren Betrieb des Nutzerkontos erforderlich sind – näheres dazu finden Sie im Abschnitt Google Firebase. Diese sind gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ohne gesonderte Einwilligung zulässig, da ohne sie die Anmeldung nicht funktioniert.

Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browser-Einstellungen einsehen, verwalten oder löschen. Anleitungen dazu finden Sie hier:

Chrome: Cookies verwalten

Safari: Cookies verwalten

Firefox: Cookies löschen

Microsoft Edge: Cookies verwalten

Webhosting

Webhosting Zusammenfassung 👥 Betroffene: Besucher der Website 🤝 Zweck: professionelles Hosting der Website und Absicherung des Betriebs 📓 Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt des Websitebesuchs, verwendeter Browser und weitere Server-Logdaten 📅 Speicherdauer: in der Regel wenige Wochen ⚖️ Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden automatisch technische Daten erhoben und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, u. a.:

• die aufgerufene Internetadresse (URL)
• Browser und Browserversion
• das verwendete Betriebssystem
• die IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Diese Daten werden in der Regel nach wenigen Wochen automatisch gelöscht und nicht an Dritte weitergegeben, außer dies ist bei rechtswidrigem Verhalten für Behörden erforderlich.

Zwischen uns und unserem Hosting-Provider besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Unsere Hosting-Provider: Strato und Hetzner

Unsere Website wird bei der STRATO AG (Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Deutschland) gehostet. Für die Speicherung weiterer Unternehmens- und Kundendaten (z. B. Backups, Dateiablagen) nutzen wir zusätzlich Server der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland).

Beide Anbieter sind deutsche Unternehmen; die von uns genutzten Server stehen in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittstaaten außerhalb der EU findet im Rahmen dieses Hostings nicht statt. Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Mehr zu den jeweiligen Datenschutzbestimmungen erfahren Sie unter strato.de/datenschutz und hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz.

Google Firebase (Nutzerkonten & Login)

Google Firebase Zusammenfassung 👥 Betroffene: Nutzer:innen unserer Software smart4care (Mitarbeitende unserer Geschäftskunden) 🤝 Zweck: Verwaltung von Nutzerkonten, Anmeldung/Login und Absicherung des Zugangs zur Software 📓 Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Nutzer-ID, Zeitpunkt der Anmeldung, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen 📅 Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses bzw. solange das Nutzerkonto besteht ⚖️ Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

Für die Verwaltung von Nutzerkonten und die Anmeldung (Login) in unserer Software smart4care setzen wir Google Firebase Authentication ein, einen Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); für Nutzer außerhalb der EU/EWR kann auch die Google LLC (USA) als Anbieter auftreten.

Wenn sich Mitarbeitende unserer Geschäftskunden in smart4care anmelden, verarbeitet Firebase dabei die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, ein Passwort (das ausschließlich als Hashwert gespeichert wird und uns nicht im Klartext vorliegt), eine eindeutige Nutzer-ID sowie technische Metadaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung und Geräte-/Browserinformationen. Diese Daten werden benötigt, um Ihr Konto eindeutig zu identifizieren, unautorisierte Zugriffe zu verhindern und den Login-Zustand über eine Sitzung hinweg aufrechtzuerhalten (dafür wird technisch notwendiger lokaler Speicher bzw. ein Cookie in Ihrem Browser verwendet).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Vertrags mit unseren Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), da der Login zur vertragsgemäßen Nutzung von smart4care erforderlich ist, sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem sicheren, missbrauchsgeschützten Zugang zu unserer Software.

Google verarbeitet Daten u. a. auch in den USA. Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (2023/1795) erkennt dieses Rahmenwerk als geeignete Garantie für Datenübermittlungen in die USA an. Ergänzend hält Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung inklusive EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bereit.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Firebase finden Sie in den Firebase-Datenschutzhinweisen, den Data Processing Terms von Google Cloud sowie der Google-Datenschutzerklärung.

Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung bezüglich der in Ihrem Nutzerkonto gespeicherten Daten können Sie jederzeit über unseren Datenschutzkontakt (dsb@in4matics.de) geltend machen.

Schriftarten

Auf unserer Website verwenden wir die Schriftart „Inter“. Die Schriftdateien sind lokal auf unserem eigenen Webserver eingebunden – nicht über Google Fonts, Adobe Fonts oder ein anderes externes Content Delivery Network. Beim Aufruf unserer Website findet daher keine Verbindung zu Schriftarten-Servern Dritter statt, und es werden dabei keine Daten (wie Ihre IP-Adresse) an solche Anbieter übertragen.

Diese Datenschutzerklärung basiert in Teilen auf dem Datenschutz Generator von AdSimple und wurde für unser Unternehmen individuell angepasst.